1. Chức năng
Văn phòng đại học thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng đại học, Ban Giám đốc đại học trong công tác chỉ đạo, lãnh đạo, quản lý và điều hành hoạt động về các mảng công tác: Hành chính; Tổng hợp; Lễ tân, khánh tiết; Văn thư, lưu trữ; Bảo vệ trật tự, an ninh - Quân sự, quốc phòng, dân quân tự vệ; theo dõi và điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc UEH theo chương trình, kế hoạch làm việc. Thực hiện các chức năng khác theo phân công của Giám đốc đại học.
 

2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác Hành chính, Tổng hợp
a) Xây dựng, tổng hợp các báo cáo định kỳ, đột xuất có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của UEH theo yêu cầu của Ban Giám đốc, Bộ Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan khác và theo quy định của pháp luật.
b) Đầu mối tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác điều hành, quản lý và hoạt động của UEH.
c) Tổng hợp, lập các chương trình và kế hoạch công tác của UEH; phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UEH.
d) Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong UEH để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các chỉ đạo của lãnh đạo UEH đến các đơn vị và cá nhân trong UEH.
e) Tổng hợp, sắp xếp, điều phối lập lịch công tác tuần của UEH và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của UEH; chuẩn bị nội dung, tài liệu, thư ký các cuộc họp, hội nghị và thông báo kết luận các cuộc họp theo phân công.
f) Công tác thư ký hành chính cho Ban Giám đốc, bao gồm: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì. 
g) Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác cho lãnh đạo UEH khi đi công tác.
h) Quản lý, điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, sảnh tại cơ sở A, B.
i) Quản lý các hoạt động cho thuê, cho mượn phòng họp, hội trường.
j) Theo dõi, quản lý các xe ô tô; điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của UEH.
k) Phối hợp với các đơn vị sản xuất, cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệm của UEH.
l) Phối hợp với đơn vị dịch vụ bố trí, sắp xếp và quản lý nơi để xe của khách, viên chức, người học.
m) Thực hiện thủ tục cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho viên chức, người lao động.
n) Sao y bản chính các văn bản của UEH ban hành và sao lục văn bản của cấp trên theo quy định; xác nhận chữ ký của viên chức, người lao động.
o) Tham mưu xây dựng và thực hiện các kế hoạch, biện pháp thủ tục hành chính tại UEH đảm bảo nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả.
p) Soạn thảo và góp ý các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
2.2. Công tác hành chính cho Hội đồng đại học
a) Quản lý, lưu trữ các văn bản, tài liệu công tác của Hội đồng đại học.
b) Phối hợp với Thư ký Hội dồng đại học chuẩn bị nội dung, tài liệu các cuộc họp, hội nghị của Hội đồng đại học.
c) Phối hợp soạn thảo các nghị quyết, văn bản của Hội đồng đại học.
d) Phối hợp tổng hợp các báo cáo với cơ quan có thẩm quyền về thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của Hội đồng đại học.
e) Công tác thư ký hành chính cho Chủ tịch Hội đồng đại học.
f) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Hội đồng đại học giao.
2.3. Công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
b) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
c) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật.
d) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
e) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản.
f) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
g) Đầu mối phụ trách công tác Bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định.
h) Quản lý, vận hành hệ thống Văn phòng điện tử (E-Office) của UEH; đầu mối tiếp nhận, gửi văn bản qua hệ thống Văn phòng điện tử của Bộ.
2.4. Công tác lễ tân, khánh tiết, tổ chức sự kiện
a) Đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa UEH với các cơ quan cấp trên, các Bộ, Ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác.
b) Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết; đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Đại học (trừ khách quốc tế); đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận tiện, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại UEH.
c) Tổ chức sự kiện và các đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm; hội nghị đại biểu viên chức, người lao động hàng năm và các chương trình, sự kiện khác theo phân công.
d) Quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Khách sạn UEH.
e) Phối hợp thực hiện công tác hiếu, hỉ, tang tế đối với viên chức, người lao động, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác.
f) Quản lý, bố trí lễ tân trực các cơ sở thuộc UEH theo phân công.
g) Thực hiện các hoạt động khác trong công tác đối ngoại trong nước được lãnh đạo UEH giao.
2.5. Công tác an ninh, trật tự; quốc phòng, quân sự cơ quan
a) Tham mưu cho cấp ủy Đảng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác quốc phòng, quân sự của cơ quan.
b) Thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng, an ninh, chính trị, pháp luật, hội thi, hội thao, diễn tập theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quân sự địa phương.
c) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác quốc phòng, quân sự của cơ quan; kế hoạch tổ chức lực lượng, huấn luyện và hoạt động của tự vệ; kế hoạch bảo vệ cơ quan; kế hoạch phòng thủ dân sự, kế hoạch bảo đảm hậu cần, kỹ thuật tại chỗ và tham gia xây dựng kế hoạch khác có liên quan đến nhiệm vụ quốc phòng, quân sự ở cơ sở.
d) Giúp người đứng đầu cơ quan kiểm tra, sơ kết, tổng kết về công tác quốc phòng, quân sự, công tác tổ chức và hoạt động của tự vệ thuộc quyền.
e) Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn an ninh trật tự. Đầu mối liên hệ, phối hợp với các đơn vị công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an trong khuôn viên UEH. Phụ trách quản lý việc thuê ngoài dịch vụ bảo vệ.
2.6. Công tác in, quản lý, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ
a) Phối hợp với các đơn vị quản lý đào tạo xây dựng kế hoạch in, cấp phát phôi văn bằng cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ và chứng chỉ hằng năm theo đúng thời gian và số lượng trong các kế hoạch xét tốt nghiệp được ban hành.
b) Thiết kế mẫu theo quy định, in, bảo mật, lập số hiệu, dán tem chống giả và bảo quản phôi văn bằng, chứng chỉ.
c) Đầu mối cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ cho các đơn vị đào tạo đảm bảo chặt chẽ, không để xảy ra thất thoát.
d) Lập và bảo quản hồ sơ quản lý cấp, sử dụng, thu hồi, hủy bỏ phôi văn bằng, chứng chỉ.
e) Báo cáo cho Bộ Giáo dục và Đào tạo số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ đã in (nếu có); số lượng phôi văn bằng, chứng chỉ đã sử dụng; số lượng văn bằng, chứng chỉ đã cấp trong năm.
f) Tham mưu xây dựng kế hoạch, thành lập Hội đồng và tổ chức hủy phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi.
g) Báo cáo mẫu phôi văn bằng, chứng chỉ cho Bộ Giáo dục và Đào tạo, công an tỉnh/ thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở chính.
h) Ban hành quy chế về quy trình in, quản lý việc in, bảo quản, bảo mật, sử dụng, cấp phát phôi văn bằng, chứng chỉ.